Effiziente Meetings

By 17. Januar 2019 März 6th, 2019 Kruse-im-Blog

Überall wo Menschen an einem Strang ziehen, um gemeinsam etwas auf die Beine zu stellen, ist eine gute Kommunikation essentiell. Der Frust, der bei mangelnder oder mangelhafter Kommunikation entsteht, erschwert das Erreichen der gemeinsamen Ziele. Darum ist es wichtig, Meetings neu zu denken.  

Grundvoraussetzung dafür ist die Überzeugung der Entscheider in einer Organisation, dass es sich lohnt, die Kommunikation in den Meetings zu verbessern. Nicht nur die kürzeren Meetingzeiten, sondern auch die bessere Laune der Mitarbeiter nach den Meetings und die insgesamt verbesserte Kommunikation untereinander, können hierfür Argumente sein. Eine weitere Grundvoraussetzung ist die Bereitschaft der Mitarbeiter sich auf einen moderierten Gesprächsverlauf einzulassen.

Im nächsten Schritt sollte der Ist-Zustand erfasst werden, um zu erfahren, was man an brauchbaren Praktiken beibehalten möchte, und was der Erfahrung nach eher hinderlich ist. Außerdem sollten Rollen für bestimmte Aufgaben vergeben werden. Die Rolle „Koordination“ kümmert sich um die Einladungen und die Abstimmung von Zeiten der Meetings. Rolle „Frischluft“ kümmert sich um die Regelmäßige Durchlüftung des Raumes. Genügend Sauerstoff für die Leistungsfähigkeit des Gehirns sollte nicht unterschätzt werden. Die Rolle „Moderation“ übernimmt die Ausübung einer neutralen Moderation. Weitere Rollen für den reibungslosen Ablauf von Meetings sind möglich, z.B. die Rolle „Zeitwächter“.

Die Rolle „Moderation“

Die Rolle Moderation hat die Hoheit über die Struktur, die sich die Gruppe zuvor im Workshop erarbeitet hat. Die Struktur eines Meetings ist zu unterscheiden von der Agenda eines Meetings (die Agenda legt die zu besprechenden Punkte fest, die Struktur beschreibt den globalen, immer gleichbleibenden Ablauf eines Meetings). Somit ist die Person, die diese Rolle innehält, verantwortlich für die Einhaltung der Struktur, jedoch nicht für die Ergebnisse des Meetings. Hier ist ein Beispiel für die Struktur eines Meetings:

  1. Randinfos
  2. Check-In
  3. Wissenswertes
  4. Spannungen/Agenda auf Zuruf
  5. Spannungen/Agenda bearbeiten

Randinfos: Beispiele

  • Frau/Herr … muss heute früher gehen
  • Auf 13 Uhr haben wir Essen bestellt
  • Etc. …

Der Check-In …

  • … gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit anzukommen. Dinge wie, „Der Verkehr ging mir auf die Nerven“, „ich hatte gerade ein unangenehmes Gespräch mit einem Kunden“ etc. finden hier Platz.
  • Eine Person nach der anderen.
  • Es sollte keine Diskussion entstehen.

Wissenswertes

  • Updates zu Projekten. News, welche die Gruppe betreffen.
  • Auch hier sollte keine Diskussion entstehen. Klärende Fragen sind willkommen.

Spannungen

Worterklärung: Eine Spannung beschreibt den Abstand zwischen der Realität und einem Potenzial. In anderen Worten: Etwas ist nicht so, wie es sein könnte. Wir Menschen fungieren als Sensoren für Spannungen und können diese als Entwicklungsmotor für die Organisation verwenden.

  • Spannungen/Agenda auf Zuruf
    • Jeder Teilnehmer fügt nach Bedarf eine Spannung/einen Agenda Punkt hinzu.
    • 1-2 Worte. Agenda dient nur als externes Gedächtnis bzw. zur Orientierung.

Der Moderator nimmt alle Spannungen auf einem Flipchart auf. So wird jeder Teilnehmer in seinem Anliegen schon einmal gehört und kann sich beruhigt auf die anderen Punkte einlassen.

  • Spannungen/Agenda bearbeiten
    • Zentrale Frage: Was braucht der Teilnehmer? …
    • … eine Handlung (Ein sichtbarer, physischer Akt mit einem bestimmten Ergebnis), ein Projekt (eine Reihe von Handlungen mit einem bestimmten Ergebnis), Informationen (Zahlen, Daten, Fakten), Hilfe, Meinungen, Ideen, etc.

Die oben aufgeführte Struktur ist lediglich ein Beispiel einer möglichen Struktur und sollte je nach Randbedingungen und Bedürfnissen des Teams angepasst werden Meetings und Meditation.

Meetings und Meditation

Ein wunderbare Möglichkeit Meetings angenehmer und effizienter zu gestalten ist, jede Sitzung mit einer kurzen Meditation zu beginnen und zu beenden. Die Teilnehmenden werden entspannter und durch die Fokussierung auf den Moment, können sie sich besser auf das Meeting einlassen, und gehen entspannter aus den Meetings heraus.