Open Space Technology

By 14. Dezember 2018 Februar 7th, 2019 Kruse-im-Blog

Offene Fragen brauchen offenen Raum

„Wir haben in unseren Räumen in Paderborn zwei Teams, die nicht zusammen arbeiten und sich gegenseitig blockieren. Die Kunden werden nicht gemeinsam betreut, sondern die alte Trennung nach Branchen wird weiter aufrecht gehalten. Freie Ressourcen werden der anderen Gruppe nicht zur Verfügung gestellt. Wir haben klar gesagt, dass die Trennung aufgehoben werden soll und die vorhandenen Ressourcen gemeinsam genutzt werden sollen. Aber die Mitarbeiter machen das einfach nicht. Ich weiß nicht, was ich da tun soll. Herr Kruse, hätten Sie da nicht eine Idee?“

Als mir der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens in Ostwestfalen diese Frage stellte, war noch nicht klar, welche Methodik für das genannte Problem angemessen sein könnte. Nach einem Besuch und Interviews mit den Mitarbeitern im Vertriebsbüro wurde aber sehr schnell deutlich, dass die Lösung nicht von außen kommen konnte. Die bisherigen Teamleiter und ihre Mitarbeiter saßen in unterschiedlichen Büros. Die Mitarbeiter orientierten sich an ihren Vorgesetzten. Einerseits gab es Ideen und Ansätze in den Teams und andererseits eine gestörte Kommunikation zwischen den beiden “Branchenteams“. Die Teamleiter teilten uns mit, dass eine Zusammenführung der beiden Teams unbedingt erforderlich war, wussten aber nicht, wie das erreicht werden konnte. Wir kamen also zum Entschluss, in einer Open Space Konferenz einen Rahmen für eine verbesserte Kommunikation zu schaffen, und dabei die vorhandenen Ideen und Vorstellungen zu diskutieren.

Ziel einer Open Space Veranstaltung ist es, in kurzer Zeit zu einem definierten Thema wesentliche Teilthemen innovativ und lösungsorientiert zu bearbeiten und eine Aufbruchstimmung zu erzeugen. Dieser Aufwind wird genutzt, um die in der Veranstaltung entstandenen Projekte nach der Veranstaltung in Projektteams umzusetzen.

Ein Kernpunkt einer Open Space Veranstaltung ist der „Themen-Marktplatz“. Auf diesem Marktplatz kann jeder Teilnehmer sein Thema vorstellen. Die Themen können in Komplexität stark variieren. Von Themen, die für einige Wenige, gar Einzelpersonen, von Bedeutung sind, bis hin zu Themen, die alle etwas angehen. Alles kann und darf dabei sein. Nachdem das Angebot bekannt ist, gilt es die Nachfrage zu ermitteln. Auf dem Themen-Marktplatz kann jeder Teilnehmer diejenigen Themen auswählen, an denen er mitarbeiten möchte. Durch ein einfaches visuelles Verfahren wird erreicht, dass klar erkennbar ist, an welchen Orten und zu welchen Zeiten an den einzelnen Themen gearbeitet wird. Zusammenlegung von verwandten Themen sowie Veränderungen von Ort und Zeit sind im vorgegebenen Gesamtrahmen möglich. Das kleine Wunder, dass in der freien Formulierung der Themen und der freien Themenwahl steckt, ist dass eine hohe Motivation bei den Teilnehmern entsteht.

Zurück zu unserem Vertriebsbüro. Die Vertriebsmitarbeiter hatten ihre Themen genannt und auf den Themen-Marktplatz gestellt. Die Aufgaben- und die Raumverteilung waren dabei von zentraler Bedeutung. Sehr schnell wurde klar, dass diese Themen nicht in Themengruppen bearbeitet werden sollten. Denn:

In Open Space gibt es vier Prinzipien

  1. Wer auch immer kommt, es sind die Richtigen. – einer oder 25 ist egal. Wer auch immer kommt, interessiert sich für das Thema und bringt kreative Energie mit sich.
  2. Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte – Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ und nützlich.
  3. Es beginnt, wenn die Zeit reif ist – wichtig ist die Energie, nicht die Pünktlichkeit.
  4. Vorbei ist vorbei – Nicht vorbei ist Nicht vorbei – wenn die Energie zu Ende ist, ist die Zeit um.
Diese Prinzipien sind transparent für jeden im Raum ersichtlich. Trotz dieser Transparenz entstand bei unserem Vertriebsbüro eine unruhige Stimmung. Die Teilnehmer hatten bedenken, dass für sie wichtige Themen ohne sie bearbeitet werden konnten. Sie waren sich offenbar der Bedeutung dieser Prinzipien nicht bewusst. Wir haben die Gruppe deshalb auf Prinzip 2 hingewiesen: Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ und nützlich. Daraufhin wurde die Planung von Räumen und Teilgruppen über Bord geworfen und das Vertriebsteam arbeitete in der gesamten Gruppe alle Themen ab. Die Themen wurden von den Initiatoren moderiert und protokolliert: es taten sich selbstorganisiert ModeratorInnen und SchriftführerInnen auf. Dabei wurden Aufgabenverteilung, die Sitzordnung in den Büros und weitere Probleme konstruktiv diskutiert und zu einer Lösung gebracht. Aufgaben zur Umsetzung wurden definiert und einzelnen Personen oder Teams zugeordnet. Innerhalb von 1,5 Tagen wurde die Basis für eine gute und mittlerweile sehr erfolgreiche Zusammenarbeit geschaffen. Mittlerweile sind die beiden Teams zusammen gewachsen. Open Space hat dazu den Weg bereitet.